Planificar y gestionar las adquisiciones

PMP ECO · Process (41%) · Task Pr5. Decide qué comprar vs construir, adquiérelo con equidad y administra los contratos para que ambas partes entreguen.

Qué es

Las adquisiciones corren: planificar (make-or-buy, estrategia de contrato, la procurement SOW), efectuar (solicitar, evaluar, seleccionar un vendedor) y controlar (administrar el contrato, gestionar reclamos y cambios, cerrarlo). El tipo de contrato asigna el riesgo: el fixed-price (FP) pone el riesgo de costo en el vendedor; el cost-reimbursable (CR) en el comprador; el time & materials (T&M) queda en medio y encaja con alcance indefinido.

Por qué importa

• La mayor parte de un presupuesto de construcción se compra, no se construye internamente —la estrategia de contrato es una palanca primaria de gestión de riesgo.
• El tipo de contrato equivocado transfiere el riesgo a la parte menos capaz de controlarlo, y aparece como reclamos y disputas más tarde.

Dónde lo haces en VanillaPM

El procurement plan + items captura cada paquete: su umbral, su estado de RFP/selección y el enfoque elegido, ligado al alcance de la WBS que entrega. Vendors y Contracts guardan los registros de vendedor y acuerdo, y un roll-up de solo lectura liga el valor de adquisiciones de vuelta al presupuesto.

Ejemplo guiado — Coral Ridge Resort

El make-or-buy de Coral Ridge es mayormente buy: el JV del contratista principal entrega la obra bajo un gran contrato; la fachada y los lifts importados y los paquetes de MEP son adquisiciones separadas. El equipo se inclina por fixed-price para paquetes bien definidos (el contrato de frame del JV) para transferir el riesgo de costo, y mantiene una postura T&M donde el alcance aún es fluido (obras habilitantes tempranas). El paquete de fachada importada se marca porque el retraso en aduanas es un riesgo vivo —así que su lead time y sus términos de contrato reciben atención extra.

El artefacto

• Procurement management plan + items — paquete · umbral · tipo de contrato · estado RFP.
• Registros de vendedor y contrato — los vendedores y acuerdos, agregados al presupuesto.

Buenas prácticas y trampas

• Haz que el tipo de contrato case con la certeza del alcance: bien definido → FP; difuso → CR/T&M.
• Haz una SOW de adquisición clara —la ambigüedad ahí se convierte en una change order.
• Trampa: elegir la oferta más baja solo por precio; la selección de fuente debería ponderar capacidad y riesgo, sobre todo en trabajo costero crítico para la seguridad.

En el examen PMP

Los tipos de contrato y quién carga el riesgo se examinan mucho —FP = riesgo del vendedor, CR = riesgo del comprador. Conoce make-or-buy, la procurement SOW, los criterios de selección de fuente, y que los cambios de contrato fluyen por integrated change control. El point-of-total- assumption y las matemáticas de incentive-fee pueden aparecer para contratos FPIF.