Planificar y gestionar las finanzas y el presupuesto

PMP ECO · Process (41%) · Task Pr6. Estima el costo, fija una línea base contra la que controlar, mantén las reservas correctas y rastrea el gasto para que las sorpresas sean pequeñas y tempranas.

Qué es

La gestión de costos corre: estimar costos → agregarlos en una cost baseline por fases de tiempo → controlar el gasto contra ella (típicamente con Earned Value). Dos reservas importan: la contingency reserve para known-unknowns (riesgos identificados) va dentro de la cost baseline; la management reserve para unknown-unknowns va fuera de ella. Cost baseline + management reserve = el presupuesto.

Por qué importa

• Una línea base por fases de tiempo es lo que hace que "¿estamos por encima del presupuesto?" se pueda responder en cualquier momento, no solo al final.
• Las reservas, dimensionadas y con dueño deliberadamente, son la diferencia entre absorber un golpe y reventar el presupuesto.

Dónde lo haces en VanillaPM

El workspace Budget contiene el cost estimate y la cost baseline (agregada a lo largo de la WBS), las reservas y el manejo multi-moneda con un snapshot FX congelado. Earned Value (en Control → Overview) computa PV, EV, AC y los índices CPI/SPI para el desempeño de costo y cronograma.

Ejemplo guiado — Coral Ridge Resort

Coral Ridge tiene una línea base de $48M, con una contingencia de $2.4M (para riesgos identificados —rediseño de pilotaje, sobrecosto por monzón) dentro de la línea base y una management reserve de $1.2M fuera de ella, dando un presupuesto de $51.6M. Como la fachada y los lifts son importados, los costos abarcan monedas —el proyecto congela un snapshot FX para que la conversión no desvíe la línea base. A medida que sube el frame, el EVM lee la salud: si CPI < 1 la obra está sobregastando frente al trabajo ganado, y el forecast EAC actualiza el resultado esperado.

El artefacto

• Cost baseline (por fases de tiempo) + reservas — el plan financiero.
• Métricas de Earned-Value — PV/EV/AC, CPI/SPI, EAC/ETC/VAC.

Buenas prácticas y trampas

• Haz que la contingency (dentro de la línea base, controlada por el PM) se mantenga separada de la management reserve (fuera de la línea base, controlada por el sponsor).
• Haz que se congele una tasa FX para un presupuesto multi-moneda para que los vaivenes de la divisa no se disfracen de variación de costo.
• Trampa: confundir la cost baseline con el presupuesto —el presupuesto incluye la management reserve; la línea base no.

En el examen PMP

El costo es pesado en fórmulas: conoce EV, PV, AC, CV, SV, CPI, SPI, EAC, ETC, VAC, TCPI y cómo leerlos (CPI < 1 = por encima del presupuesto; SPI < 1 = atrasado). Conoce contingency vs management reserve y que cost baseline + management reserve = presupuesto. Los tipos de estimación (analógica, paramétrica, bottom-up, tres puntos) también aparecen.